Tijdens mijn 16-jarige loopbaan bij de Koninklijke Luchtmacht heb ik geleerd en ervaren dat het al dan niet beschikbaar hebben van de juiste reserveonderdelen invloed heeft op de beschikbaarheid van technische systemen.Vliegtuigen stonden stil op vliegbasis Volkel vanwege een tekort aan reserveonderdelen, terwijl die in Kleine-Brogel in België (68 km ten zuiden) op voorraad waren.Voor zogenaamde verbruiksartikelen wisselde ik maandelijks onderdelen uit met mijn Belgische collega's.Hierdoor hebben we elkaars tekorten opgelost en de beschikbaarheid van reserveonderdelen en daarmee de inzetbaarheid van het vliegtuig verbeterd.

Na mijn loopbaan bij de luchtmacht deel ik nu mijn kennis en ervaring als adviseur bij Gordian met service- en onderhoudsmanagers in verschillende branches.Ik ervaar dat maar weinigen beseffen dat voorraadbeheer voor reserveonderdelen zo enorm verschilt van de algemeen bekende en beschikbare voorraadbeheermethoden en -technieken.Hierdoor ondervinden veel service- en onderhoudsorganisaties ondanks grote voorraden nog steeds veel problemen met de tijdige beschikbaarheid van de juiste onderdelen.

Reserveonderdelen en systeembeschikbaarheid gaan hand in hand

De directe relatie tussen tijdige beschikbaarheid van reserveonderdelen en systeembeschikbaarheid (in dit voorbeeld de inzetbaarheid van vliegtuigen) wordt duidelijk uit onderstaande eenvoudige cijfervoorbeelden.Een technisch systeem is "Up" (het werkt, groen in de onderstaande afbeelding) of "Down" (het werkt niet, rood in de afbeelding hieronder).Gedurende de tijd dat een systeem uitvalt, wordt er onderhoud gepleegd of wacht het systeem daarop.Die wachttijd wordt veroorzaakt doordat een van de volgende zaken niet direct beschikbaar is: Mensen, Middelen, Methoden of Materialen[1].

In de normale situatie in onderstaande afbeelding bestaat de helft van de 'Down'-tijd (28% per jaar) uit wachten op materialen (14%) en de andere helft uit feitelijk onderhoud (14%).

Het ene voorraadbeheer is het andere niet

Het beheer van voorraden voor service en onderhoud wijkt wezenlijk af van de bekende en gebruikte methoden doordat:

• de vraag naar reserveonderdelen is laag en daardoor (oa) onvoorspelbaar,
• reserveonderdelen zijn soms kritisch en/of repareerbaar,
• levertijden voor levering en reparatie zijn lang en onbetrouwbaar,
• prijzen kunnen erg hoog zijn.

Vergelijk de vraag naar pakjes koffie in de supermarkt maar eens met de vraag naar een onderdeel (benzinepomp, startmotor, dynamo, etc.) in een autogarage.

De (standaard) voorraadbeheertechnieken en -systemen die tijdens de opleiding worden aangeleerd en beschikbaar zijn in ERP en voorraadbeheersystemen zijn gericht op onder meer koffie.De vraag is voorspelbaar op basis van de vraag uit het verleden, retouren zijn vrijwel onbestaande en de levertijden zijn stabiel.Voorraad voor koffie is een afweging tussen voorraadkosten en bestelkosten bij een specifieke vraag.Dit geldt niet voor reserveonderdelen.Die voorraadbeslissing is op heel andere zaken gebaseerd;er zijn nog veel meer onzekerheden.

Ook onderhoudsmanagementsystemen houden geen rekening met deze kenmerken.Dit wordt opgelost door handmatige min en max niveaus in te voeren.

Gordian heeft al veel gepubliceerd over een betere balans tussen de beschikbaarheid van reserveonderdelen en de benodigde voorraad[2]en we zullen dat hier slechts kort herhalen.Wij creëren de juiste service- of onderhoudsvoorraad door de volgende maatregelen te nemen:

• Maak onderscheid tussen reserveonderdelen voor gepland (preventief) en niet-gepland (corrigerend) onderhoud.Bij generiek voorraadbeheer vergelijkbaar met het onderscheid tussen afhankelijke en onafhankelijke vraag.
• Segmenteren van reserveonderdelen voor onderhoud dat niet gepland kan worden: relatief goedkope, snel bewegende verbruiksartikelen vereisen andere instellingen en technieken dan relatief dure, langzaam bewegende en repareerbare onderdelen.
• Toepassing van meer geschikte statistische modellen en technieken voor vraagvoorspelling.
• Rekening houdend met onbetrouwbare levertijden en reparatietijden (gebruikelijk in service en onderhoud).

We hebben organisaties meer dan 100 keer geholpen, op basis van transactiegegevens uit ERP- of onderhoudsbeheersystemen, om de beschikbaarheid van reserveonderdelen te verbeteren, tegen (veel) lagere voorraden en tegen lagere logistieke kosten.Deze besparingen zijn niet de “theoretische” kosten, maar daadwerkelijke “cash-out” besparingen.

Blijf verbeteren met een continu verbeterproces

Alvorens zelfs maar over interventies na te denken, is het noodzakelijk om bewustzijn te creëren over het verbeterpotentieel.Begin daarom altijd met een scan en kwantificeer het verbeterpotentieel.Zodra er een mooie businesscase is gerealiseerd, ga je verder: afhankelijk van het volwassenheidsniveau van het voorraadbeheer voer je projectmatige verbetertrajecten uit.Eén daarvan is het implementeren van een passend voorraadbeheersysteem voor reserveonderdelen (voor service en onderhoud).Een dergelijk systeem is gebaseerd op en omvat een volledig gesloten Plan-Do-Check-Act-cyclus, die het voorraadbeheer van reserveonderdelen continu verbetert.

Ben je getriggerd en realiseer je je dat je een koffievoorraadbeheersysteem gebruikt voor reserveonderdelen?Neem dan contact met ons op.Graag wil ik u wijzen op de mogelijkheden die er nog zijn.De kans is groot dat we de systeembeschikbaarheid aanzienlijk kunnen verhogen tegen lagere voorraden en logistieke kosten.